檔案文獻(xiàn)回收是一項系統(tǒng)性、專業(yè)性的工作，需遵循規(guī)范流程以確保回收的合法性、性及文獻(xiàn)價值的完整保留。具體步驟如下：
一、前期準(zhǔn)備：調(diào)研與評估
信息摸排
通過實地走訪（如社區(qū)、舊物市場、歷史事件相關(guān)地區(qū)）、公開征集公告（官網(wǎng)、媒體發(fā)布）、民間線索反饋等方式，收集散存檔案文獻(xiàn)的信息，包括持有者、存放地點、文獻(xiàn)類型（如書信、契約、照片）、保存狀態(tài)（完好 / 破損 / 瀕危）等。
重點關(guān)注特殊來源文獻(xiàn)，如機構(gòu)搬遷清理的檔案、家族傳承的歷史文獻(xiàn)、境外流散的珍貴檔案等。
價值初步判斷
由檔案學(xué)、歷史學(xué)等領(lǐng)域?qū)＜医M成評估小組，根據(jù)文獻(xiàn)內(nèi)容（是否涉及重大歷史事件、重要人物、稀缺信息）、載體稀缺性（如孤本、早期印刷品）、完整性（是否有缺頁、涂改）等，初步判斷其保存價值，篩選出需優(yōu)先回收的對象。
例：抗戰(zhàn)時期的戰(zhàn)地日記（孤本）、清代地方縣志（存世量少）等優(yōu)先級較高。
二、核心環(huán)節(jié)：協(xié)商與回收實施
溝通與身份核實
與文獻(xiàn)持有者建立聯(lián)系，核實持有者身份及文獻(xiàn)來源的合法性（如是否為、合法繼承、機構(gòu)合法處置等），排除盜竊、走私等非法來源的文獻(xiàn)。
向持有者說明檔案文獻(xiàn)的歷史價值、保護意義，解釋回收方式（捐贈、收購、寄存等）及后續(xù)保管承諾（如保密、妥善修復(fù)、合理利用等）。
確定回收方式
捐贈：鼓勵持有者無償捐贈，機構(gòu)可頒發(fā)榮譽證書、紀(jì)念章，或在文獻(xiàn)利用時注明捐贈者信息（經(jīng)同意）。
收購：對具有重要價值且持有者有合理經(jīng)濟訴求的文獻(xiàn)，由專業(yè)評估機構(gòu)核定市場價值（參考同類文獻(xiàn)交易記錄、稀缺性等），簽訂收購協(xié)議，明確價款及權(quán)屬轉(zhuǎn)移。
寄存：若持有者希望保留所有權(quán)，可協(xié)商由檔案機構(gòu)代為保管（提供恒溫恒濕環(huán)境、專業(yè)修復(fù)），簽訂寄存協(xié)議，約定保管期限、利用權(quán)限等。
依法追索：對非法流失（如走私、盜竊）的檔案，通過公安、海關(guān)、司法等部門依法追回，必要時聯(lián)合國際組織處理境外流失文獻(xiàn)。
現(xiàn)場回收與初步保護
對易碎、瀕危文獻(xiàn)（如蟲蛀紙張、霉變手稿、老化膠片），由專業(yè)人員攜帶工具（如無酸紙盒、密封袋、恒溫箱）上門回收，避免搬運中二次損壞。
現(xiàn)場記錄文獻(xiàn)數(shù)量、狀態(tài)（拍照、錄像存檔），與持有者共同清點并簽署交接清單，明確文獻(xiàn)原始信息（來源、移交時間、完整性）。
三、后期處理：專業(yè)保護與管理
與初步修復(fù)
對回收文獻(xiàn)立即進(jìn)行專業(yè)（如紫外線、冷凍殺蟲），殺滅霉菌、蟲卵等，防止污染其他檔案。
對破損文獻(xiàn)進(jìn)行緊急處理：如撕裂紙張用無酸膠水修補，受潮文獻(xiàn)放入干燥箱脫水，膠片檔案密封避光保存等，避免損壞加劇。
整理與編目
分類：按文獻(xiàn)類型（紙質(zhì)、音像、實物）、時間（如民國時期、建國后）、內(nèi)容主題（如政治、經(jīng)濟、社會生活）等標(biāo)準(zhǔn)分類。
著錄：詳細(xì)記錄文獻(xiàn)的核心信息，包括來源、形成時間、作者、內(nèi)容摘要、載體規(guī)格、保存狀態(tài)等，錄入檔案管理系統(tǒng)，生成編號（便于追溯）。
編目示例：一份 1945 年的抗日根據(jù)地土地契約，需注明 “捐贈者：XX 村王某，形成地：冀魯豫邊區(qū)，內(nèi)容：農(nóng)戶土地分配記錄，載體：棉紙，尺寸：30×50cm，破損情況：邊緣蟲蛀”。
價值再評估與定級
組織專家對整理后的文獻(xiàn)進(jìn)行深度評估，根據(jù)歷史意義、稀缺性、完整性等，劃分保管等級（如一級、二級、普通），一級檔案需存入恒溫恒濕的特藏庫，采取別保護措施。
保存與利用規(guī)劃
按載體類型選擇保存方式：紙質(zhì)檔案放入無酸檔案盒，置于恒溫（14-24℃）、恒濕（45-60%）庫房；電子檔案轉(zhuǎn)存為通用格式（如 PDF/A），定期備份；音像檔案數(shù)字化后離線存儲。
制定利用規(guī)則：公開利用需符合《檔案法》規(guī)定，涉密或敏感文獻(xiàn)按保密期限管理，非涉密文獻(xiàn)可通過數(shù)字化、展覽、學(xué)術(shù)研究等方式合理利用，同時保護持有者隱私（如匿名處理個人書信）。
四、收尾工作：備案與反饋
歸檔備案
將回收過程中的所有材料（交接清單、協(xié)議、評估報告、修復(fù)記錄等）整理歸檔，形成完整的回收檔案，確保每一步可追溯。
反饋與宣傳
向捐贈者 / 寄存者反饋文獻(xiàn)保管狀態(tài)（如 “已完成修復(fù)并入庫”），增強其信任感。
對有典型意義的回收案例（如珍貴紅色檔案回歸），通過媒體宣傳，提升公眾對檔案保護的重視度，鼓勵更多人參與檔案文獻(xiàn)回收。
關(guān)鍵原則總結(jié)
合法性：全程遵守《檔案法》《文物保護法》，嚴(yán)禁回收非法來源文獻(xiàn)。
性：優(yōu)先保障文獻(xiàn)物理，避免回收、處理過程中的二次損壞。
尊重權(quán)益：充分尊重持有者意愿，不強制回收，明確所有權(quán)、使用權(quán)劃分。
通過以上步驟，檔案文獻(xiàn)得以從 “散存流失” 轉(zhuǎn)為 “規(guī)范保護”，終實現(xiàn)其歷史價值、文化價值的長效傳承。
