檔案室設施建設的完善性可以大限度地維護檔案的完整性與信息，方便檔案的便利查詢與利用。

檔案室?guī)旆恳龅椒莱?、防水、防火、防盜、防陽光照射、防紫外線照射、防高溫、防塵、防污染和防有害生物(霉、蟲、鼠)?，F(xiàn)需購買檔案密集架、滅火器、溫濕度計、除濕機、避光窗簾、檔案制度KT板，來符合檔案防護的基本要求，完善檔案室的基本設施，滿足檔案文件保管與存放的要求，促使檔案工作能更加規(guī)范有序的開展。

如何能使這些的珍貴檔案為公眾有效利用，充分發(fā)揮其價值呢，檔案數(shù)字化是解決這一難題的根本途徑。檔案數(shù)字化加工是指利用掃描儀等設備對傳統(tǒng)紙質檔案經過檔案整理、檔案掃描、數(shù)據(jù)處理與掛接、光盤刻錄、著錄、裝訂等流程，實現(xiàn)檔案電子化的處理過程。

3、效益性原則：由于檔案信息數(shù)字化建設是一項巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當?shù)娜肆?、物力、財力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益，要根據(jù)自身的能力，根據(jù)館(室)藏基礎，分析用戶需求，研究館(室)藏體系還要考慮館(室)藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內容要“經典”，主題要與社會利用“熱點”相結合，把重要的，利用率較高的檔案進行數(shù)字化，把那些利用率較高且利用后能產生較大經濟效益和社會效益的檔案數(shù)字化，可以帶來巨大的效益。

5.人才隊伍建設

這是檔案信息化的成功之本。要始終把提高人的素質放在位，加強對計算機網絡技術等方面的培訓。檔案人員要邊學邊實踐，不斷提案信息化管理水平，正確處理好“路、車、貨、交通規(guī)則和駕駛員”的關系。“路”，是計算機網絡，“車”是計算機的硬件和軟件，“貨”是檔案數(shù)據(jù)庫，“交通規(guī)則”是標準規(guī)范，“駕駛員”是現(xiàn)代信息技術人員。有路無車不行；有了路和車，沒有貨不行；路修得再好，車再先進，沒有的駕駛員，仍是行不通的。因此，檔案信息化建設必須以人為本，并堅持把檔案數(shù)據(jù)庫作為核心要素來抓。