為加大機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理，增強(qiáng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理意識(shí)，更有效的積累、保護(hù)和利用檔案信息資源，更好的為國(guó)家和機(jī)關(guān)工作服務(wù)，建立和健全檔案規(guī)章制度，理順檔案工作機(jī)制，夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)，更有效的利用檔案資源記錄及便利查詢和利用，為后續(xù)單位進(jìn)行決策、開展相關(guān)業(yè)務(wù)提供重要依據(jù)。

檔案信息化在檔案管理活動(dòng)中應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行了處置、管理和提供利用服務(wù)的工作。傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理體制已經(jīng)開始徹底改變，檔案信息化和信息化建設(shè)勢(shì)在必行。檔案信息化、信息化建設(shè)一直是新時(shí)代檔案管理追求的目標(biāo)，上個(gè)世紀(jì)末開始的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的高速發(fā)展是我國(guó)檔案信息化管理的契機(jī)。

檔案信息化的原則

1、規(guī)范性原則：制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)館(室)藏檔案信息化，一方面可以將館(室)藏的檔案通過(guò)掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過(guò)接收電子文件進(jìn)館，但不管是通過(guò)館(室)藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)。

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、而又具體的工作，信息化的實(shí)現(xiàn)不是檔案館(室)某一部門的工作，也不是單靠幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊(duì)伍素質(zhì)對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用。