檔案盒封面

檔案盒的封面應使用全稱或規(guī)范化簡稱標明全宗名稱（即立檔單位名稱），下加雙橫線。全宗名稱可以在制作檔案盒時先行印制。

檔案盒盒脊

檔案盒盒脊應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置各檢索項，包括全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、起止件號和盒號等。

全宗號：全宗號欄內按同級檔案館給定的全宗號填寫，暫未給定的可先空置。

年度：年度欄內填寫盒內文件的歸檔年度。（詳見解讀歸檔文件整理規(guī)則“編號”）

盒號：盒號是指檔案盒的排列順序號，按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。盒號一般按照檔案盒上架排列后的順序流水編制，可以每年一斷號，也可以4位數(shù)為限幾年一段號。為方便平時管理，在移交進館前，可以先用黑色鉛筆編寫盒號，在進館時再按進館要求進行修改。

需要說明的是，《規(guī)則》中的檔案盒作為檔案裝具，編制盒號是為了排架需要和管理方便，與盒內歸檔文件沒有邏輯關系。